Quer o seu hotel seja grande ou pequeno, o trabalho administrativo é a parte que ocupa mais tempo, tanto seu como dos seus funcionários. O trabalho administrativo não gera lucro direto para a sua empresa. Apesar disso, desempenha um papel vital nas operações da empresa. Devido a erro humano, o trabalho administrativo por vezes tem de ser refeito, ocupando ainda mais tempo dos seus funcionários. Em média, os funcionários passam cerca de 60% do seu tempo a realizar trabalho administrativo e 13% do seu tempo em planeamento e análise. O que significa que apenas cerca de 27% do tempo está disponível para os seus funcionários realizarem as tarefas para as quais foram contratados. As pessoas em todo o lado não conseguem trabalhar da forma mais eficaz possível. Quando isto acontece, os prazos alongam-se. Felizmente, há formas de otimizar as operações no seu hotel e deixar mais tempo para os seus funcionários trabalharem nas tarefas para as quais foram contratados.
Tenha um sistema claro
Se o seu processo administrativo for confuso, os seus funcionários gastam mais tempo a concluir este trabalho. Isto não é um uso eficiente do tempo deles. Para otimizar melhor as operações no seu hotel, assegure-se de que os seus passos administrativos fazem sentido. Deve explicar estes passos de forma clara e concisa. Isto deverá ajudar, mas não eliminará, a variável do erro humano. As pessoas são imperfeitas e, por isso, sujeitas a cometer erros. Embora os seus funcionários devam esforçar-se por reduzir estes erros, eles acontecem. Ter um sistema administrativo simples em vigor vai ajudar a minimizar estes erros. Uma forma de simplificar este processo é utilizar uma única plataforma central onde o seu trabalho é feito. Também seria melhor que este sistema tivesse o menor número de passos possível. Libertar o tempo dos seus funcionários vai contribuir bastante para otimizar as operações do seu hotel.
Equipas administrativas
Certifique-se de que tem uma equipa a trabalhar em todas as tarefas administrativas. Organize isto da forma que fizer mais sentido para o seu hotel. Talvez isto signifique organizar a sua equipa para trabalhar um de cada vez, em turnos, ou uma equipa a trabalhar toda ao mesmo tempo. Se apenas uma pessoa trabalhar no trabalho administrativo, pode ficar sobrecarregada. Organizar equipas vai permitir-lhe otimizar as operações do seu hotel. Isto porque a sua equipa conseguirá concluir o trabalho a um ritmo mais rápido. Também deverá ajudar a manter a moral da sua equipa administrativa elevada, uma vez que se sentirão menos sobrecarregados. Experimente a subcontratação se não tiver a equipa necessária para criar esta equipa. Existem muitas empresas às quais pode subcontratar funcionários. Se mesmo assim esta solução não for viável para si neste momento, contrate assistentes virtuais. Desde a Covid-19, têm surgido plataformas dedicadas à contratação de assistentes virtuais. Pode dedicar tempo a encontrar alguém, ou algumas pessoas, com experiência na área que procura. Além disso, é mais rentável contratar assistentes virtuais. Isto porque trabalham remotamente, talvez com base num salário por hora.
Automatize o processo
Há muitas áreas do trabalho administrativo que podem ser automatizadas. As tarefas mais convenientes de automatizar no trabalho administrativo são as perguntas frequentes de hóspedes recebidas e o agendamento de respostas automáticas. Também podem ser enviadas respostas automatizadas ao enviar emails de confirmação aos hóspedes ou ao pedir informações adicionais. Embora o processo completo não possa ser totalmente automatizado, pode ser ainda mais otimizado assegurando-se de que utiliza programas informáticos eficazes. Utilizando os programas informáticos certos, o trabalho administrativo pode ser acelerado. Programas como o Guesty ajudam os seus funcionários a trabalhar em vários canais numa só plataforma e a ver horários em simultâneo. Outra atividade que pode ser automatizada é o processo de check-in. Instalar quiosques que fazem o processo de check-in por si reduz filas e tempos de espera e liberta os seus funcionários.
Não otimize apenas o trabalho administrativo
Pode otimizar outras áreas para além do trabalho administrativo nas operações do seu hotel. Por exemplo, estes funcionários podem ser subcontratados se tiver escassez de pessoal na sua equipa de limpeza. Se precisar de alocar mais pessoal ao trabalho administrativo e permitir que estejam menos envolvidos no dia a dia, instale o Alertify. O Alertify é um pequeno dispositivo de monitorização de quarto, do tipo plug-in, que o ajuda a antecipar-se às queixas dos clientes. Isto pode ser imensamente útil para as operações do seu hotel por várias razões. Primeiro, vai minimizar o trabalho administrativo porque terá menos queixas a que responder com urgência. Segundo, vai reduzir as queixas de ruído, a queixa mais frequente que os hotéis recebem. O Alertify monitoriza o ruído, o fumo, a ocupação e os níveis de temperatura em cada quarto individualmente. Os hoteleiros recebem notificações personalizáveis caso alguma destas atividades tenha ocorrido, para que possam resolvê-las prontamente. Os hoteleiros também têm acesso a um portal online para ver todas as ações registadas que ocorreram e durante quanto tempo. O Alertify consome pouca energia, pelo que não irá aumentar significativamente o consumo energético do seu hotel. O dispositivo permite que os seus hoteleiros estejam menos envolvidos no dia a dia, mantendo, ainda assim, um olhar atento sobre os hóspedes atuais, respeitando a sua privacidade. Otimize as operações do seu hotel hoje mesmo com o Alertify.